De flesta vanliga användare arbetar med e-post direkt på sajten. Funktionaliteten den ger är tillräcklig för att skapa och ta emot e-post. Men vad händer om du behöver skicka samma brev till ett stort antal människor, du måste skicka ett visst meddelande vid en viss tidpunkt, fortsätta att skicka brev utan deltagande av en person medan han solar sig på stranden på semestern? I sådana fall kommer alla typer av program och tjänster för automatisk utskick till undsättning. De skiljer sig åt i funktionalitet, bet alt / gratis, funktioner i arbetet och många andra faktorer, men det som förenar dem är att de inte behöver en persons konstanta närvaro för att arbeta. E-postmeddelanden kan skickas 24 timmar om dygnet med olika justerbara intervall.
Varför behöver vi nyhetsbrev?
Åsikten att webbplatsen är det främsta och mest effektiva marknadsföringsverktyget är långt ifrån sanningen. De flesta av köparna av en produkt eller tjänst på en endaatt besöka en webbsida är ännu inte redo att fatta ett köpbeslut. Orsakerna kan vara olika, och inte i sista hand är banal glömska. Kunderna minns helt enkelt inte att de sett något som fångade deras uppmärksamhet. Vissa potentiella köpare måste upprepade gånger påminnas om sig själva tills de slutligen gör ett köp. Och det automatiska e-postmeddelandet som skickas ut fungerar som en sådan påminnelse.
Möjligheter för e-postklienter och tjänster
Det finns många program och tjänster för automatisk utskick av korrespondens, både betalda och gratis. Deras funktionalitet är inte begränsad till att skicka brev utan mänsklig inblandning, dess möjligheter är mycket bredare:
- Innan massutskick kan brevens effektivitet testas på en utvald grupp av användare genom att studera statistiken för att skicka och leverera dessa brev, kundernas aktivitet efter att ha tagit emot dem.
- Tjänster låter dig uppdatera listan över prenumeranter regelbundet genom att behandla tjänstmeddelanden om leveransfel. Systemresurser slösas alltså inte bort på värdelösa utskick till adresser som inte längre finns.
- Statistiska data om länkklick i e-postmeddelanden hjälper till att utvärdera effektiviteten av en reklamkampanj.
- Inbyggd teknik för att bestämma var abonnenter befinner sig gör att du kan välja brev för utskick baserat på geografi.
- Basen för att skicka brev kan fyllas på på olika automatiska sätt, till exempel genom att skannawebbplatser på webben.
Automatiska svar på brev är också konfigurerade. Detta kommer att vara användbart, till exempel när du lämnar. Den som skrivit det kan få besked om att brevet är mottaget, men svaret på det kommer vid återkomst efter en tid. Om det har skett en ändring i e-postadressen så är det väldigt enkelt att ta emot post skickad till den gamla adressen - ställ bara in vidarebefordran. Men hur informerar man alla som skriver att den gamla adressen inte längre är relevant, och nästa gång är det bättre att skriva direkt till en annan? Och automatisk skrivning kommer att hjälpa till med detta.
Sådana program har vanligtvis typiska brevmallar som enkelt kan modifieras för att passa dina behov. Tack vare allt detta tillåter automatisk utskick att du kan marknadsföra varor och tjänster med minimal tid och pengar som spenderas på reklam, bearbetning och analys av korrespondens.
Skicka vad?
De mest populära breven är hälsningar (till exempel efter registrering på resursen) och tacksamhet (till exempel för en perfekt beställning eller långsiktigt samarbete med ett företag).
Hälsningar är de mest lästa breven. Människor är vana vid att se dem, de flesta öppnar dem på jakt efter användbar eller intressant information.
Tacksamhetsbrev kan innehålla information om beställning, leveranssätt, olika kampanjer och rabatter för vanliga kunder. Allt detta lockar människor, och sådana brev läses som regel också eller åtminstone slentrianmässigt genomlästa.
Automatisk skrivning kanerbjuda produkter relaterade till de som en person har köpt, eller som han var intresserad av. Brev låter dig gratulera, till exempel, grattis på födelsedagen, göra ett individuellt fördelaktigt erbjudande.
För att arbeta med komplexa kundproblem kommer naturligtvis redan specialister att behövas. Men enklare problem, tack vare automatiska brev, kan lösas dygnet runt och dagligen när användarna behöver dem.
Bland alla olika program och tjänster är Microsofts Outlook-program välkänt, så metoderna för att skapa e-postlistor, automatiska svar och vidarebefordra vissa brev till andra adresser kommer att övervägas med hjälp av dess exempel.
Nyhetsbrev
För att skicka ett brev till en stor grupp människor behöver du inte lägga till dem manuellt i e-postlistan varje gång. För att göra detta kan du skapa en e-postlista. På fliken "huvud" i programmet måste du välja objektet "skapa en kontaktgrupp", ange sedan ett namn för denna grupp och lägga till medlemmar till den. Deltagarlistan och namnet på gruppen, vid behov, redigeras eller raderas helt. Samma kontakt kan ingå i ett godtyckligt stort antal användargrupper till vilka automatiska utskick kommer att ske. Detta sparar mycket tid.
Automatisk skrivning: hur man gör
Ibland är det nödvändigt att skicka ett automatiskt brev vid en strikt definierad tidpunkt, och i frånvaro av avsändaren själv vid datorn. Med automatisk sändning av e-postmeddelanden i Outlook kan du göra just det. Du bör skriva ett vanligt brevbifoga filerna du vill ha till den, ange mottagare eller e-postlista och gå sedan till menydelen " alternativ". Längre i detta avsnitt väljs posten "försenad leverans" och sedan - "leverera inte förrän". Sedan konfigureras alla nödvändiga parametrar, inklusive datum och tid då brevet skickades, närvaro eller frånvaro av leverans och läsmeddelanden, etc.
Skicka ett e-postmeddelande efter att ha angett all nödvändig information. Det kommer att sparas i mappen med skickade brev, men det kommer faktiskt bara att gå till mottagaren den angivna dagen och timmen. Det är viktigt att datorn vid denna tidpunkt är påslagen, programmet körs på den och att det också finns en internetanslutning. Om dessa villkor inte skapades vid rätt tidpunkt, kommer automatisk sändning av brev att ske i det ögonblick då de slutligen är uppfyllda. Det är inte särskilt bekvämt, men det finns inget du kan göra åt det.
Vidarebefordra Outlook-e-postmeddelanden automatiskt
Det finns två sätt att skicka brev från den första adressaten till andra - vidarebefordran och omdirigering. Vidarebefordrade brev kännetecknas av förekomsten av förkortningen FW i ämnet, och mottagaren ser från vilken adress brevet ursprungligen skickades, och från vilket det senare vidarebefordrades till honom. Omdirigeringen är inte märkbar för mottagaren, han ser brevet som skickat av den första avsändaren.
Vidarekopplingskontroll
Du kan ställa in antingen vidarebefordran av absolut alla meddelanden, eller skapa regler som styr vad och när som ska vidarebefordras. I detta fall lagras vidarebefordrade meddelanden i mappen"Inkorg". Programmet analyserar det skickade brevet, och om det uppfyller villkoren som anges i reglerna, utför det den åtgärd som anges av denna regel. Detta kan inte bara vara automatisk vidarebefordran av brev eller ett svar på dem, utan också att flytta det till en specifik mapp, d.v.s. sortering, radering, etc.
För att skapa regler för bearbetning av inkommande korrespondens, måste du välja "regler"-posten på huvudfliken i programmet. Vidare, i menyn "hantera regler och varningar" är algoritmerna för att behandla mottagna brev redan direkt konfigurerade.
Forward Deny
Vissa e-postmeddelanden kan inte vidarebefordras - detta händer när avsändaren har skyddat e-postmeddelandet de skickar, vilket hindrar mottagaren från att dela denna information med någon annan. En sådan begränsning tas bort endast av avsändaren, mottagaren kommer inte att kunna göra detta på något sätt.
Också i företag kan systemadministratören sätta sina egna regler som begränsar eller förbjuder fullständig vidarebefordran av brev utanför företagets nätverk, och ibland även inom det. Detta görs för att skydda företagsinformation.
Autosvar
Om adressaten är frånvarande på grund av en affärsresa, semester, sjukdom eller av någon annan anledning kan automatiska svar på brev ställas in. Om posten finns på en företagsposttjänst kan du också skapa olika svar på brev som kommer från andra anställda på företaget och på de som tas emot utifrån.
För att aktivera denna funktion, i programmenyn i "fil"-sektionen, välj "autosvar", där du måste välja "skicka autosvar". I det här avsnittet skrivs brevens text, och den period under vilken dessa svar kommer att skickas anges. Om användaren är online före slutet av denna period kommer han att uppmanas att inaktivera funktionen.
Under giltighetstiden för autosvar kan du ställa in regler för e-postbearbetning, till exempel för att vidarebefordra dem till andra anställda på företaget som kan lösa problem som har uppstått etc.
Detaljerad hjälp finns i programmet, samt verktygstips för att undvika vanliga misstag när man arbetar med det.
