Utvärderingssystem för personal baserade på KPI blir allt mer populära i Ryssland. De främsta fördelarna med sådana mekanismer ligger i den rationella återspeglingen av företagens verksamhet.
KPI: vad är det
KPI (KPIs) är en engelsk förkortning för”key performance indicators”, på ryska kallas det KPIs – key performance indicators (ibland parametrar). Men i det ursprungliga främmande klingandet används det som en norm. KPI är ett system som låter dig utvärdera företagets anställdas prestationer för att nå mål (strategiska och taktiska).
"Nyckelindikatorer" gör det möjligt för företaget att analysera kvaliteten på dess struktur, potentialen för att lösa problem. Utifrån KPI bildas även ett målstyrningssystem. Detta är den viktigaste faktorn: om det inte finns några tecken på att inrikta sig på resultatindikatorer, så finns det inget att tillämpa på "nyckelindikatorer". Målstyrning och KPI är alltså två sammanhängande fenomen. Den första handlar först och främst om att prognostisera resultatet av arbetet, samt att planera hur dessa resultat ska uppnås.
Vem kom med KPI?
Historien ger dock inget entydigt svar på denna frågadu kan se hur världsledningen gick för att förstå KPI:er, vad de är och varför de är användbara. I slutet av 1800-talet och början av 1900-talet fastställde sociologen Max Weber att det finns två sätt att utvärdera anställdas arbete: den så kallade "sultanen" och den meritokratiska. Enligt den första bedömde chefen (”sultanen”) efter eget gottfinnande hur väl en person klarar av sina uppgifter. Den rationella början spelar här en sekundär roll, huvudsaken är en rent känslomässig uppfattning om en underordnads arbete.
Den meritokratiska metoden är när arbetsresultaten utvärderas av verkliga prestationer, med inblandning av objektiva mätmekanismer. Detta tillvägagångssätt anpassades av managementteoretiker i västländer och utkristalliserades gradvis till vad vi känner som KPI-systemet. En viktig roll i systematiseringen av den rationella utvärderingen av personalens prestationer spelades av Peter Druckers verk, som anses ha gjort ledningen till en vetenskaplig disciplin. Forskarens begrepp säger direkt att det finns mål, men det finns en bedömning av graden av uppnående av dem genom nyckeltal.
KPI-förmåner
Den huvudsakliga positiva sidan av KPI-systemet är närvaron av en mekanism för att utvärdera arbete och företagets arbete som helhet som är transparent för alla anställda i företaget. Detta gör att myndigheterna kan utvärdera prestandan för alla underordnade strukturer i re altid, förutsäga hur uppgifter kommer att lösas och mål uppnås. Nästa plus med KPI är att ledningen har ett verktyg för att justera underordnades arbete om nuvarande resultat släpar efterfrån planerat.
Om till exempel resultatmätning under första halvåret avslöjar att vissa prestationsparametrar inte är tillräckligt höga, hålls workshops för att identifiera orsakerna och uppmuntra anställda att prestera bättre efter de kommande sex månaderna. En annan positiv sida av KPI är feedbacken mellan specialisten och chefen. Den första kommer att få inte bara instruktioner och ibland till synes partisk nit-plockning, utan välgrundade kommentarer, den andra kommer att förbättra prestandan genom att specificera misstag och brister i det arbete som utförs av den underordnade.
KPI-nackdelar
Resultaten av bedömningar inom ramen för KPI:er (prestandaindikatorer som sådana) kan inte tolkas helt korrekt, och detta är den största nackdelen med detta system. Som regel är sannolikheten för att ett sådant problem uppstår ju lägre, desto mer uppmärksamhet ägnas vid bildningen av kriterier för hur man utvärderar prestationsparametrar. Ett annat minus med KPI är att företag kommer att behöva spendera mycket resurser för att implementera detta system (beräknat som regel i tid, arbete och ekonomi). Vi talar naturligtvis om att arbeta med nyckelparametrarna för effektiviteten av den korrekta utarbetningsnivån. Det finns en möjlighet att det kommer att bli nödvändigt att genomföra storskalig omskolning av anställda: specialister - med sikte på att ändra uppgifter och därmed arbetsförhållanden, medan ledningen måste behärska nya metoder för att bedöma underordnades arbete. Företaget kanske inte är redo att ge laget extra tid att bemästrainnovationer.
KPI-implementeringsdetaljer
Huvuduppgiften när man implementerar ett KPI-system ("från grunden") är att förhindra negativa attityder till det från anställda. Därför måste företagets ledning tydligt förmedla innebörden och de praktiska fördelarna med innovationer till var och en av de underordnade, vars arbete är föremål för efterföljande utvärdering för effektivitet. Den bästa metoden här, enligt vissa experter från HR-området, är en individuell presentation, en förklaring till specialister i specifika positioner: KPI:er - vad är de och varför implementera detta system i ett företag.
Det skulle vara ett misstag att villkorslöst införa effektivitetsparametrar genom order, men det nödvändiga steget är en vädjan från företagets högsta tjänstemän. Om till exempel en linjechef informerar underordnade på sin avdelning om den förestående implementeringen av KPI, så bör även denna information bekräftas av VD. Specialisten måste förstå att systemet med nyckeltal inte är en uppfinning av chefen, utan en del av hela företagets strategiska policy.
Optimal timing för implementering av KPI
Det finns en åsikt bland experter att KPI-indikatorer, om vi pratar om ett system, bör implementeras samtidigt på alla nivåer av företagsledning – från vanliga specialister till toppchefer. Enligt denna synvinkel kan tidpunkten för implementeringen av nyckelprestandaindikatorer inte förlängas i tid: systemet börjar fungera omedelbart. Frågan är bara hur man optim alt väljer tidpunkten för lanseringen. Det finns en synpunkt att det räcker med att anmälaanställda om starten av KPI om cirka tre månader. Detta är tillräckligt för att företagets personal ska kunna studera detaljerna i den framtida bedömningen av effektiviteten i deras arbete.
Det finns också tesen att KPI under en tid kan fungera parallellt med det tidigare betalningssystemet. Beroende på graden av liberalism hos myndigheterna kommer den anställde att kunna välja enligt vilket system han ska få bet alt. Du kan helt och hållet motivera en person att arbeta enligt den nya KPI:n genom bonusar och bonusar, villkoren för att ta emot som kommer att anges tydligt i nyckelparametrarna.
Stapper för att skapa ett KPI-system
Faktiskt föregås införandet av KPI-mekanismer av flera stadier av förberedande arbete. För det första är detta den period som är förknippad med formuleringen av strategiska mål som sätts upp för företaget. Som en del av samma arbetsstadium är det allmänna konceptet uppdelat i taktiska områden, vars effektivitet ska mätas. För det andra är det utvecklingen av nyckeltal, definitionen av deras väsen. För det tredje är detta arbete med fördelningen av officiella befogenheter relaterade till implementeringen av systemet, så att varje ansvarig ställer en fråga som "KPI:er - vad är de?"
Alla indikatorer kommer alltså att tilldelas specifika individer (divisioner) i företaget. För det fjärde kan nuvarande affärsprocesser behöva justeras (om den uppdaterade strategin kräver det). För det femte är det utvecklingen av ett nytt motivationssystemanställda, skapa löneformler baserade på nya kriterier. Efter att ha slutfört alla angivna procedurer kan du starta KPI-systemet.
KPI-krav
Som nämnts ovan är KPI:er nyckeltal som är oupplösligt kopplade till företagets mål. Kvaliteten på målutveckling är huvudkravet för KPI-systemet. Mål kan formas enligt olika principer, men ett av de mest populära i HR-miljön är SMART-konceptet. Betyder "specifik" (specifik), "mätbar" (mätbar), "uppnåelig" (uppnåbar), "relevant för resultatet" (relevant), "tidsbunden" (tidsbunden) och, som ett resultat, ge utarbetade och kvalitets-KPI:er.
Exempel på mål som uppfyller dessa kriterier: "öppna så många (mätbara) butiker (specifika) i en stad (relevant) under det första kvartalet (tidsbestämt)", eller "sälj så många flygbiljetter till sådana och ett sådant land om tre veckor. Varje mål bör delas upp i uppgifter, som i sin tur reduceras till nivån för personliga nyckeltal (för anställda eller avdelningar). Det optimala antalet, enligt vissa experter, är 6-8.
KPI-automatisering
En av faktorerna för framgångsrik implementering av KPI är den tekniska infrastrukturen. Eftersom nyckeltal är en uppsättning rationella indikatorer, kommer en dator att göra ett mycket bra jobb med dem. Det finns många mjukvarulösningar för att hantera KPI:er. Möjligheterna i sådana distributioner är ganska omfattande. För det första är det bekvämtpresentation av information (i form av grafer, analyser, dokumentation) om processerna kopplade till KPI:er. Vad ger det? Främst enheten i datauppfattning, vilket minskar sannolikheten för feltolkning av siffror. För det andra är det automatiseringen av insamlingen och beräkningen av resultatindikatorer. För det tredje är detta en multidimensionell (med mycket stora volymer siffror) analys, som kommer att vara svår för en person utan ett program att utföra. För det fjärde (i närvaro av en nätverksinfrastruktur) är det utbyte av information mellan enskilda anställda och inrättandet av återkopplingskanaler "boss-subordinate".
