E-post, på grund av det stora antalet fördelar jämfört med pappersbrev, har länge blivit en av huvudtyperna av kommunikation. Men liksom många andra tekniska innovationer har denna typ av kommunikation sina egna regler. Trots att kommunikation via Internetpost har blivit en integrerad del av många områden i livet, kommer de flesta användare inte att kunna svara på frågan om vad som är komponenterna i ett e-postmeddelande.
E-poststruktur från användarens synvinkel
E-postmeddelanden är både liknande och skiljer sig mycket från pappersbrev som är bekanta med den äldre generationen. Men oavsett e-posttjänst är e-poststrukturen alltid densamma. Låt oss lista komponenterna i ett e-postmeddelande och kortfattat beskriva var och en av dem:
- Fält "Till". Detta fält innehåller mottagarens adress. Om det finns flera mottagare, separera dem med semikolon.
- Fältet "Ämne". I många posttjänster anses det vara obligatoriskt. Och det blir lättare för användare att hitta brevet om ämnet är korrekt angivet i det.
- Brelsens brödtext. E-postmeddelandets brödtext innehåller huvudtexten.
Dolda e-postkomponenter
Vi har tittat på den synliga strukturen i brevet. Men förutom element som är synliga för blotta ögat kan följande fält även hänföras till komponenterna i ett e-postmeddelande:
- från vem (det här fältet fylls i automatiskt);
- kopia (utöver huvudmottagaren skickas en kopia av brevet till någon annan);
- blindkopia (används om en kopia av brevet behöver skickas utan att informera huvudmottagaren);
- bilagor.
E-postkomponenter ur teknisk synvinkel
Från en teknisk synvinkel innehåller alla e-postmeddelanden även följande komponenter:
- Rubriker, eller, som de också kallas, kuvert av SMTP-protokollet. Dessa rubriker kanske inkluderas i e-postmeddelandets brödtext eller inte. Det vill säga en situation är möjlig när e-postservern har mer information än vad som anges i meddelandetexten. Rubriken innehåller adresserna till avsändaren, mottagarna och adressen till den sändande värden.
- Själva meddelandet, som är på språket för SMTP-protokollkallas Data. Den är i sin tur uppdelad i:
- huvudet på brevet - i analogi med papperspost innehåller det data om e-postservrarna som brevet gick igenom, och en del annan information;
- brödtexten - själva brevets text.
E-poststruktur för affärskorrespondens
Om vi hittills har pratat om strukturen för ett e-postmeddelande ur teknisk synvinkel, låt oss nu titta på delarna av ett välskrivet e-postmeddelande för affärskorrespondens, eftersom varje företag med självrespekt försöker följa efterlevnaden med allmänt accepterade kommunikationsstandarder.
Även om det finns ett stort antal olika klassificeringar av elektroniska meddelanden, delas de in i två grupper enligt designstrukturen. Den första gruppen är kommunikationsbrev, de används i arbetet. Den andra är skrivelser om överenskommelse: meddelanden som sammanfattar mötet, anger tidsfrister för slutförandet av arbetet och andra viktiga aspekter för att klargöra de åtgärder som krävs från var och en av parterna.
Låt oss lista komponenterna i varje typ av e-post separat.
Brevkommunikation
Dess struktur måste innehålla:
- Ämnet för e-postmeddelandet. I det här fältet är det bäst att ange exakt vad du förväntar dig av värden, som att komma överens om en mötestid, en lista över frågor att överväga och så vidare.
- Hälsningar. Även om brevet är planerat att skickas till flera personer,affärskommunikationens etik innebär att adressaten måste hälsas.
- Meddelandeinnehåll. Den faktiska texten i e-postmeddelandet, som beskriver begäran så specifikt som möjligt.
- Företagssignatur. En punkt som många glömmer. En korrekt sammansatt signaturmall innehåller författarens fullständiga namn och befattning, dennes kontaktuppgifter (telefonnummer, länkar till företagets hemsida, e-post, etc.). Signaturen kan variera beroende på de regler och föreskrifter som antagits av organisationen.
- Fälten "Till" och "Cc". De listas sist av en anledning - genom att fylla i dem sist utesluter du möjligheten att skicka ett oavslutat eller overifierat meddelande.
avtalsbrev
Som nämnts ovan används denna typ av elektroniska meddelanden för att summera mötets resultat, ange handlingsplanen för varje sida och fastställa deadlines. Sådana brev är ett slags "protokoll" för möten och låter dig enkelt strukturera information. En bokstav av denna typ är byggd enligt planen:
- Hälsningar. Om antalet deltagare i mötet som sammanfattats i brevet var litet kan du lista alla med namn eller använda en generaliserad typ av hälsning.
- Upprepa syftet med mötet, vars resultat sammanfattas i brevet.
- Lista över frågor som diskuterades under mötet. För varje nummer anges avtal, beslut och tidsfrister för genomförande.
- Lista över problem som inte kräver brådskande lösning, men som inte bör förbises.
- Förtydligande av mötesdeltagarnas åsikt – tas allt i beaktande?
- Mallsignatur.
